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Da Excel a Ispexa

Dai fogli Excel a uno scadenzario antincendio che si aggiorna da solo.

Clienti, sedi, presidi e scadenze li avete già, nei vostri fogli di calcolo o in un altro programma. Ispexa li importa da CSV o Excel senza rifare i file, vi mostra il risultato prima di salvare e da lì in poi calcola da solo ogni scadenza. Non si riparte da zero. Un gestionale nato insieme a chi fa questo mestiere, per partire dal lavoro che avete già.

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Cosa cambia

Da Excel a Ispexa: gli stessi dati, senza più aggiornarli a mano.

Scadenze calcolate e riscritte a mano dopo ogni intervento Le scadenze si calcolano dai piani di manutenzione e si spostano in avanti da sole dopo ogni intervento.
Il foglio del mese da preparare filtrando colonne e date Un clic raccoglie le scadenze del mese in schede di lavoro, raggruppate per sede, tipo di presidio e intervento, da assegnare ai tecnici.
Esiti ricopiati dal rapportino cartaceo nel foglio Il tecnico registra gli esiti sul tablet: rapportino, registro dei controlli e prossima scadenza si aggiornano insieme.
Più copie dello stesso file, ognuna un po' diversa Ufficio e tecnici lavorano sugli stessi dati e, con il modulo Area riservata clienti, anche i vostri clienti: ognuno con l'accesso che gli serve.

Importazione

Il vostro file Excel, letto colonna per colonna.

Caricate il file CSV o Excel che usate oggi: per ogni campo Ispexa propone la colonna con il nome più simile, anche nomi comuni come «Ragione sociale», «Matricola» o «Data posa». Voi controllate gli abbinamenti e lanciate la simulazione.

  • Simulazione prima di salvareVedete quante righe verranno create, aggiornate o saltate per errore, con il numero di riga e il problema. Finché non confermate, non si salva nulla.
  • Reimportate senza doppioniIl codice è la chiave: rilanciando il file corretto, le righe già presenti si aggiornano invece di duplicarsi.
  • Solo le colonne che sceglieteLe colonne non associate non vengono toccate: con un file che contiene solo codice e telefono cambia solo il telefono.
Installazione e avvio
Un file di presidi: le colonne si abbinano da sole e la simulazione mostra le righe da creare, da aggiornare e con errori, prima di salvare. Dati di fantasia dell'ambiente dimostrativo.

Nell'ordine giusto

Un passo alla volta, nell'ordine in cui servono.

Prima dei presidi servono le tipologie di presidio e i piani di manutenzione. La via più rapida è un pacchetto di settore, preconfigurato secondo le principali norme UNI e il DM 388/2003: lo applicate e poi importate.

  1. Clienti

    Il codice cliente identifica ogni azienda servita.

  2. Sedi

    Ogni sede si collega al suo cliente; se manca e c'è la ragione sociale, il cliente viene creato.

  3. Presidi

    Con codice, tipologia, matricola e posizione; le scadenze nascono dai piani della tipologia.

  4. Scadenze

    Lo storico degli interventi riallinea le scadenze dei presidi già importati.

  5. Articoli e fatture

    Gli articoli, se usate il modulo Magazzino; le fatture, con il modulo Integrazione gestionale, per l'area riservata.

I pacchetti di settore

Scadenze

Nessun falso ritardo, anche senza storico.

Un presidio importato riceve subito una scadenza per ogni piano della sua tipologia. Se conoscete le date reali le importate; se non le conoscete, Ispexa non riempie lo scadenzario di interventi arretrati di anni.

  • Senza storicoLa prima scadenza parte dalla data di installazione o, se manca, da quella di fabbricazione, ed è sempre la prima data non passata del ciclo.
  • Con le date che conosceteImportando la prossima scadenza, la data si usa così com'è; con la sola data dell'ultimo intervento, Ispexa calcola la prossima dal piano.
Scadenze e pianificazione

Dopo l'importazione

Dopo l'importazione, le scadenze le segue Ispexa.

Estintori sempre in ordine

Controllo semestrale, revisione e collaudo con le loro scadenze, il rapportino firmato in sede e, con il modulo Magazzino, i ritiri con sostitutivo.

Manutenzione estintori

Catalogo già pronto

Tipologie, interventi con checklist e piani di manutenzione già pronti, da applicare e poi adattare al vostro modo di lavorare.

Pacchetti di settore

Licenza o canone, con la prova

Licenza perpetua sul vostro server o canone mensile sui server di Jaspit. Prima di scegliere, provatelo gratis per 30 giorni con tutti i moduli e senza limiti di tecnici.

Installazione e avvio

Domande frequenti

Passare da Excel a Ispexa: le domande più comuni.

In che formato devono essere i miei file?

CSV con separatore «;» o «,», oppure Excel (.xlsx, viene letto il primo foglio). La prima riga deve contenere i nomi delle colonne.

Devo rinominare le colonne del mio foglio?

No. Ispexa propone per ogni campo la colonna con il nome più simile e voi confermate o correggete gli abbinamenti prima della simulazione.

Cosa succede se il file ha degli errori?

La simulazione mostra le righe con errori, con il numero di riga, il campo e il problema. Le righe corrette si importano, quelle con errori vengono saltate: le correggete e rilanciate il file.

Se reimporto lo stesso file creo dei doppioni?

No. Il codice identifica ogni cliente, sede e presidio: le righe con un codice già presente aggiornano il dato invece di duplicarlo.

Posso importare anche le date degli ultimi interventi?

Sì, con l'importazione delle scadenze: indicate la prossima scadenza oppure la data dell'ultimo intervento, e Ispexa riallinea le scadenze dei presidi già importati.

Vi mostriamo Ispexa al lavoro sui vostri presidi.

Vi mostriamo il percorso completo, dalla scadenza al rapportino firmato, a partire da come lavorate oggi.

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